Suivre les prêts, produire les échéanciers, séparer capital et intérêts
La feuille Dette à long terme construit l'échéancier de chaque prêt à partir de ses paramètres (montant, taux, versement, fréquence), sépare automatiquement la portion long terme de la portion court terme, isole les intérêts payés, et prépare l'écriture de régularisation. Elle sait aussi calculer les intérêts courus de fin d'exercice, et gérer les avances commerciales (MCA/Vault) et les rachats anticipés.
La feuille en un coup d'œil
Trois onglets :
- Sommaire : une ligne par prêt avec le solde d'ouverture, les remises de capital, les intérêts payés, les mensualités, le solde de fermeture, le solde au chiffrier et l'écart, les intérêts courus, et les portions long terme et court terme. Le bouton Prochaines années ajoute les remboursements des 5 prochains exercices.
- Échéancier : le tableau d'amortissement complet du prêt sélectionné, versement par versement.
- Écriture de régularisation : intérêts payés (+ intérêts courus si option activée), en écriture complète ou en ajustant l'écart avec ce qui est déjà aux livres.
En haut : Exporter Excel (un onglet .xlsx par prêt avec son échéancier complet) et Imprimer (PDF pour le vérificateur).
Activer la feuille et cliquer « Nouveau prêt »
Activer la feuille depuis Feuilles de travail (Ledger la suggère dès qu'un compte du sous-total KK.A « Dettes long terme » est non nul dans la BV). Puis, onglet Sommaire, cliquez Nouveau prêt.
Renseigner les paramètres du prêt
La fenêtre « Nouveau prêt à long terme » reprend les conditions du contrat. Choisissez d'abord le compte de la balance : la description du prêt suit.
Nouveau prêt à long terme
Sélectionnez le compte de la balance de vérification
Renseignez trois des quatre champs (montant, taux, nombre de versements, versement périodique), puis cliquez Calculer à côté du champ qui manque : Ledger le trouve, et « ✓ Calculé à partir des autres champs. » apparaît dessous. La date d'échéance se calcule aussi. Si les valeurs ne permettent pas le calcul, Ledger le dit clairement.
Les cas particuliers : crédit-bail, prêt à demande, moratoire, rachat anticipé
Dans la même fenêtre, cinq réglages plus rares mais utiles :
- Paiement en début de période (case au bas de la fenêtre) : pour un crédit-bail, ou un prêt dont le 1er versement se fait à la signature. Le 1er versement tombe à la date du prêt et va entièrement au capital, puis un versement par période.
- Valeur résiduelle : le montant payé à la fin du terme (ballon, option d'achat d'un crédit-bail). Ledger l'ajoute au dernier versement, qui solde le prêt à l'échéance ; en début de période, elle se paie à la fin du terme, une période après le dernier versement. L'exercice où elle est due, elle passe dans la portion court terme. Laissez vide pour un prêt qui s'amortit au complet. Attention : un versement déjà inscrit n'est jamais recalculé. S'il rembourse déjà tout le prêt, la valeur résiduelle ne change rien, et Ledger l'indique en orange sous le champ : cliquez alors Calculer à côté du versement périodique.
- Prêt à demande (case au bas de la fenêtre) : pour un prêt que le prêteur peut exiger en tout temps. Tout le solde de fermeture va dans la portion court terme (sommaire, note aux états financiers, bilan), comme le prévoient les NCECF pour une dette exigible à vue. L'échéancier et les remboursements des cinq prochains exercices restent ceux du contrat, et la ligne du prêt porte la mention « À demande » dans le sommaire.
- Moratoire (bloc replié sous les cases) : deux périodes indépendantes, chacune du … au … (dates des versements). Sans intérêts : aucun intérêt, le versement va entièrement au capital, donc le prêt se rembourse plus vite ; un moratoire où la banque ne reçoit que le capital en est un. Sans capital : le client ne paie que les intérêts, et le terme s'allonge d'autant (la date d'échéance recule). Les deux en même temps : aucun versement pendant la période.
- Date de fermeture anticipée (rachat) : à renseigner uniquement si le prêt a été refinancé ou racheté avant terme. L'échéancier s'arrête à cette date, les intérêts cessent après, et Ledger affiche « Solde de rachat à cette date : X » juste sous le champ.
Le bouton Calculer tient compte du début de période et de la valeur résiduelle. Le champ Garanties / notes garde le texte de votre choix avec le prêt (par exemple, la sûreté consentie).
Activer les intérêts courus si nécessaire
Case Calculer les intérêts courus à la fin d'exercice, au bas de la fenêtre du prêt. Ledger calcule alors les intérêts accumulés du dernier versement jusqu'à la fin d'exercice, au prorata des jours, et les ajoute à l'écriture de régularisation (DR Intérêts / CR Frais courus). Par exemple, une hypothèque payée le 1er de chaque mois a 30 jours d'intérêts courus au 31 décembre.
Choisissez le Compte de Frais courus à payer (passif), qui paraît sous la case. Le Compte de charge d'intérêt, plus haut dans la fenêtre, peut rester vide : Ledger le détecte (groupe 808). Le montant calculé s'affiche dans la colonne Intérêts courus du sommaire.
Lire le Sommaire et repérer les écarts
| N° compte | Description | Solde d'ouverture | Remises de capital | Intérêts payés | Solde de fermeture | Solde au chiffrier | Écart chiffrier |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2710 | Emprunt hypothécaire | 966 269,91 | 21 697,75 | 50 212,01 | 944 572,16 | 894 360,15 | 50 212,01 |
| 2720 | Emprunt, camion F-150 | 63 821,22 | 9 861,21 | 4 149,15 | 53 960,01 | 49 810,86 | 4 149,15 |
Le solde d'ouverture vient de la balance de l'an passé (solde de fermeture N-1 du compte au chiffrier, réparti entre les prêts si plusieurs partagent le compte : voir les questions fréquentes). Le solde au chiffrier est celui de la balance, régularisations comprises.
- ✓ Le solde de fermeture de l'échéancier correspond au solde au chiffrier : le prêt est réconcilié.
- 4 149,15 Il y a un écart. Le cas le plus courant : la tenue de livres a porté chaque versement en entier contre le prêt. L'écart égale alors les intérêts de l'année, et l'écriture de régularisation (étape 7) le corrige. Sinon, voyez la question « Pourquoi mon prêt ne balance-t-il pas » plus bas.
Bouton Prochaines années, en haut à droite du sommaire : il ajoute les remboursements en capital des cinq prochains exercices, puis les années suivantes (capital et intérêts), pour la note aux états financiers. Masquer prochaines années les retire.
Ce bouton ne touche que l'écran de la feuille. Pour retirer les remboursements des cinq prochains exercices de la note aux états financiers (certains clients ne veulent pas les montrer) : onglet Notes & annexes des états financiers, dans l'aperçu, cliquez sur Masquer les cinq prochains exercices, sous le tableau de la note Dette à long terme. Une fois masqués, un encadré non imprimé les remplace dans l'aperçu, avec Afficher pour les remettre. Le choix vaut pour ce dossier et suit au report de l'exercice suivant. En mission d'examen, un avertissement (non imprimé) rappelle que les NCECF (chapitre 3856) demandent ces remboursements.
Consulter et vérifier l'échéancier
Onglet Échéancier, sélectionnez le prêt. Ledger affiche le tableau versement par versement : N°, Date, Solde initial, Versement, Capital, Intérêts, Intérêts cumulés, Solde de la fin. Il donne aussi le sommaire du prêt : versement périodique, taux périodique, total des intérêts payés, montant total payé.
Tout s'additionne au cent près. Sur chaque ligne, solde initial − capital = solde de la fin, et capital + intérêts = versement ; le dernier versement est le montant réellement payé, souvent un peu moins que le versement périodique. Le sommaire en découle : solde d'ouverture − remises de capital = solde de fermeture, intérêts payés = versements de l'exercice − remises de capital, et les remboursements des cinq prochains exercices (bouton Prochaines années) totalisent le solde de fermeture.
Utilisez Exporter Excel en haut pour télécharger un fichier .xlsx contenant un onglet par prêt : c'est ce qu'on remet au client ou qu'on annexe au dossier.
Soumettre l'écriture de régularisation
Onglet Écriture de régularisation. Choisissez le mode en haut :
- Ajuster l'écart aux livres (recommandé, choisi d'office quand les comptes de prêts ont un solde). Chaque compte de prêt est ramené au solde de fin de l'échéancier ; l'écart va à la charge d'intérêts du prêt. Tout ce qui est déjà aux livres, tenue de livres comme autres régularisations, est pris en compte : il n'y a plus rien à renverser à la main. Le tableau Comptes touchés montre, pour chaque compte, le solde aux livres, l'ajustement et le solde après l'écriture.
- Écriture complète. Calculée depuis l'échéancier en supposant que la tenue de livres a porté chaque versement en entier contre le prêt : les intérêts payés sont reclassés du prêt à la charge d'intérêts.
Dans les deux modes, les intérêts courus (si l'option est active) s'ajoutent tels quels : DR Intérêts / CR Frais courus. Cliquez Soumettre aux régularisations.
Une fois l'écriture soumise, une bannière bleue l'indique en haut de l'onglet (« Écriture déjà préparée par cette feuille — #14 »). Si les livres concordent déjà, la feuille l'affiche et il n'y a rien à soumettre. Si vous soumettez à nouveau, Ledger propose de remplacer l'écriture existante (elle garde son numéro et reçoit l'écart complet) ou de garder les deux (la 2ᵉ écriture ne contient alors que le reste de l'écart).
Cas particulier, les avances commerciales (MCA/Vault)
Les avances commerciales (Merchant Cash Advance de Vault, Clearco, etc.) ne sont pas des prêts traditionnels : pas de taux nominal affiché, remboursement au pourcentage des ventes ou en versements fixes. Voici comment les modéliser :
- Montant original : le net reçu par le client (pas le nominal). Si Vault avance 50 000 $ et prélève 500 $ de frais à l'octroi, entrez 49 500 $.
- Valeur résiduelle : laissez vide. Ce champ sert au ballon d'un crédit-bail ; une avance se rembourse au complet.
- Nombre de versements et versement périodique : ceux fixés par l'entente Vault.
- Taux d'intérêt annuel : laissez le champ vide et cliquez Calculer à côté : Ledger trouve le taux implicite (souvent élevé, 30 à 60 %).
- Si le client rachète l'avance avant terme, renseignez Date de fermeture anticipée : Ledger affiche le solde de rachat calculé à cette date.
Notre article La dette à long terme en fin d'exercice explique l'échéancier, la portion court terme et les intérêts courus, avec un exemple chiffré.
Questions fréquentes
Peut-on lier plusieurs prêts au même compte de la BV ?
Oui. Ledger répartit alors le solde d'ouverture du compte (son solde N-1) entre ses prêts, au prorata du solde de chacun au début de l'exercice selon son contrat ; un prêt octroyé pendant l'exercice n'en reçoit rien. Le solde au chiffrier et l'écart s'affichent une seule fois pour le compte, avec la mention « Compte partagé » : l'écart compare le total de ses prêts au solde du compte. Si les livres s'écartent des contrats, cet écart se répartit lui aussi au prorata. Pour le suivre prêt par prêt, donnez plutôt à chaque prêt son propre compte (par exemple 2710 pour l'hypothèque, 2720 pour le camion).
Comment fait-on quand un prêt change de taux en cours de vie ?
Il faut le représenter comme deux prêts : le premier avec une date de fermeture anticipée à la date de refinancement, le second avec une date de prêt = cette même date et le nouveau taux. Le solde de rachat du premier devient le montant original du second.
Un prêt a eu un moratoire ou un congé de paiement : comment le représenter ?
Avec le bloc Moratoire de la fenêtre du prêt (étape 3) : sans intérêts, sans capital, ou les deux à la fois. Un seul cas reste à part : un report où les intérêts courent et s'ajoutent au solde. Représentez-le en deux prêts, comme pour un changement de taux. Le premier prend une date de fermeture anticipée au début du report. Le second prend comme date du prêt la fin du report (son 1er versement tombe une période plus tard) et, comme montant original, le solde de rachat du premier plus les intérêts ajoutés au solde. Ces intérêts ne figurent dans aucun échéancier : passez-les par une écriture de régularisation.
La régularisation a été soumise mais je veux la modifier, dois-je la supprimer ?
Non. Modifiez les paramètres du prêt, puis cliquez à nouveau Soumettre aux régularisations. Ledger vous propose Remplacer pour mettre à jour l'écriture existante sans changer son numéro.
Rattacher un document (convention de prêt, relevés) au prêt ?
Ouvrez le prêt en modification, un panneau Documents rattachés à ce prêt apparaît en bas. Glissez-déposez ou cliquez pour téléverser. Les documents restent attachés au prêt et le suivent d'une année à l'autre.
Pourquoi mon prêt ne balance-t-il pas exactement avec la BV ?
La cause la plus fréquente : la tenue de livres a porté chaque versement en entier contre le prêt. L'écart égale alors les intérêts de l'année, et l'écriture de régularisation le corrige : une fois soumise, l'écart disparaît. Autres causes : (a) un paiement additionnel hors échéancier (l'échéancier ne le connaît pas : représentez la suite comme un nouveau prêt, comme pour un changement de taux) ; (b) la date du prêt saisie ne correspond pas exactement à l'octroi ; (c) le taux réel diffère du taux affiché sur le contrat (laissez le taux vide et cliquez Calculer pour trouver le vrai).