Créer une régularisation
Une régularisation (ou écriture) ajuste un ou plusieurs comptes de la balance de vérification. Ledger vous laisse la saisir à la main, la générer automatiquement depuis une feuille de travail, ou la pousser vers QuickBooks une fois validée. Ce guide couvre toutes les options du dialogue.
Anatomie d'une écriture Ledger
Chaque régularisation, quelle que soit sa source, a la même structure : un entête (date, référence, description), un corps (2 lignes ou plus, chacune avec compte, débit et crédit), et des options avancées (PYA, reclassement, pièces jointes). Le débit et le crédit doivent balancer, sinon Ledger refuse l'enregistrement.
| Compte | Description ligne | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|---|
| 1000, Encaisse | Dépôt en transit 31 déc. | 1 245,00 | × | |
| 1200, Comptes à recevoir | Encaissement 001-A45 | 1 245,00 | × | |
| + Ajouter une ligne | ||||
| Totaux | 1 245,00 | 1 245,00 | ✓ | |
Deux endroits où l'ouvrir
Selon d'où vous partez :
- Depuis la page Régularisations, bouton « Nouvelle écriture » en haut à droite. Utile quand vous savez déjà ce que vous voulez saisir.
- Depuis la balance de vérification, le trombone à droite d'une ligne ouvre le dialogue avec le compte déjà rempli. Plus rapide quand vous êtes en train de réviser la BV et qu'une ligne demande une correction.
De n'importe quelle page, Ctrl + E ouvre la fenêtre de nouvelle écriture, et Ctrl + Entrée l'enregistre puis repart à vide pour la suivante. Échap ferme sans enregistrer. Tous les raccourcis
Saisir une écriture, étape par étape
Fixez la date, la référence, la description
La date est bornée à l'exercice courant. Pour régulariser dans l'exercice précédent, cochez l'option Exercice antérieur (PYA) plus bas, la date se plafonne alors au 31 décembre N-1 (ou fin d'exercice N-1).
La référence est facultative mais recommandée : un code court style A1, BB15, 730 (comme sur les feuilles Caseware). Elle sort à droite de la description sur les impressions, pratique pour le vérificateur.
La description résume ce que fait l'écriture. Bien la rédiger, c'est du temps gagné 6 mois plus tard.
Ajoutez les lignes
Chaque ligne demande un compte et un montant en débit ou en crédit. Cliquez dans le champ compte pour ouvrir le sélecteur, vous pouvez chercher par numéro ou par nom, et Ledger propose les comptes récemment utilisés en premier.
Le champ Description ligne est optionnel, utile quand plusieurs lignes de l'écriture méritent un commentaire distinct (« part de l'associé A », « part de l'associé B »).
Choisir un compte sur la dernière ligne en ajoute automatiquement une nouvelle dessous, comme dans un chiffrier : on enchaîne les lignes sans quitter le clavier. La ligne « + Ajouter une ligne » au bas du tableau reste disponible. Le compteur en pied affiche les totaux et une pastille verte ✓ ou rouge ✗ selon que l'écriture balance.
Ledger propose la description globale de l'écriture comme valeur par défaut de chaque ligne, utile pour ne pas retaper. Vous pouvez toujours l'écraser.
Attachez des pièces jointes (à tout moment)
Le bloc Pièces jointes est toujours visible sous les lignes de l'écriture, quel que soit le type d'écriture. Glissez la facture fournisseur, une copie de chèque, un courriel du client, ou un ficher Excel de calcul. La pièce reste rattachée à l'écriture, elle se retrouve aussi dans Documents et sur la ligne concernée de la balance de vérification.
Formats acceptés : PDF, images (PNG/JPG), Excel, Word, à peu près tout ce qui pèse moins de 25 Mo. Vous pouvez en attacher plusieurs.
Vérifiez l'équilibre, enregistrez
Le bouton Enregistrer reste désactivé tant que débit ≠ crédit. Cliquez pour valider, l'écriture reçoit son numéro ADJ-YYYY-NN automatiquement, et vous revenez à la liste. Elle est immédiatement reflétée dans les colonnes Régul et Solde de fin de la BV.
Les quatre options avancées
Le dialogue cache par défaut ce qui n'est pas utile pour une écriture classique. Cliquez sur « Options avancées » pour dérouler ces quatre choix, qui changent la nature de l'écriture.
Régularisation d'exercice antérieur (PYA) Corrige N-1
Cochez pour appliquer l'écriture à l'exercice PRÉCÉDENT (Prior Year Adjustment). La date se plafonne automatiquement à la fin de N-1, et les lignes de résultat sont routées vers les BNR d'ouverture plutôt que vers les produits et charges de l'exercice courant.
Cas typique : un fournisseur a envoyé une facture datée de décembre en janvier, vous la comptabilisez avec PYA cochée pour qu'elle apparaisse dans les charges de N-1 et que le solde de BNR d'ouverture de l'année soit corrigé.
Sous-option quand PYA est cochée : report du bénéfice net redressé aux BNR. Décochez si le report est déjà fait à la main.
Écriture de reclassement Badge RECL
Cochez pour marquer l'écriture comme un reclassement de présentation : elle transfère des montants d'un compte à un autre pour la présentation des états financiers. Elle affecte la balance régularisée, les états financiers et le grand livre comme une régularisation normale, mais ne touche jamais les livres du client :
- au roulement d'exercice, elle n'est pas reportée : l'année suivante repart des soldes réels, sans le reclassement ;
- elle n'est jamais envoyée à QuickBooks ;
- elle est exclue des calculs de taxes (rapport de taxes, feuille TPS/TVQ).
Cas typiques : présenter une avance dans le bon poste, déplacer un montant entre deux comptes de charges, séparer un solde créditeur. À l'impression des écritures, les reclassements s'affichent avec leur badge RECL (option pour les masquer).
Mutuellement exclusif avec PYA et Inter-sociétés.
Écriture d'opération (manuelle) Badge OP
Cochez pour marquer l'écriture comme une écriture d'opération plutôt qu'une régul de préparation. Elle apparaît alors dans la vue Opérations de la tenue de livres bancaire et alimente le rapport de taxes via ses montants sur les comptes de taxe (103 TPS/TVH perçue, 106 CTI, 203 TVQ perçue, 206 RTI).
Quand cette option est cochée, un second choix apparaît : Destination des taxes dans le rapport.
- Opération courante : les montants alimentent les lignes 103/106/203/206, comme une transaction bancaire normale. À utiliser quand l'écriture manuelle remplace une transaction qui aurait dû venir du bancaire.
- Redressement de taxes : les montants vont aux lignes 104/107/204/207 de la déclaration. À utiliser pour corriger une déclaration antérieure ou un écart au calculé.
Écriture inter-sociétés (groupe) Miroir
Cochez quand l'écriture touche un compte inter-sociétés (typiquement 1900 ou 2900) et que vous voulez que la contrepartie soit créée automatiquement dans la société sœur du même groupe. Ledger génère l'écriture miroir (débit et crédit inversés, comptes mappés) et lie les deux écritures ensemble pour qu'elles restent cohérentes.
Le sélecteur vous laisse choisir la société cible parmi celles du même Groupe de sociétés (voir Créer un client), et le mappage des comptes s'affiche sous le tableau pour validation.
Disponible à la création seulement. Grisée quand la société n'est dans aucun groupe. Mutuellement exclusive avec PYA et Reclassement.
Une écriture saisie depuis le module Régularisations est considérée comme une régul de préparation (badge ADJ), elle sort sur le rapport de régularisations et pas dans les opérations. Une écriture générée depuis la Tenue de livres bancaire est une opération, et c'est là que le choix Courante / Redressement se présente.
Écritures générées automatiquement
Plusieurs feuilles de travail de Ledger génèrent leur propre écriture, vous saisissez les données de la feuille, elle calcule et pose l'écriture d'un clic. Vous n'avez pas à la re-saisir manuellement, et si vous modifiez la feuille, l'écriture se met à jour.
Une écriture générée depuis une feuille garde un lien avec sa source. Si vous modifiez la feuille (nouvelle acquisition, révision d'un taux d'amortissement), l'écriture se met à jour automatiquement. Vous pouvez aussi la « détacher » pour la geler manuellement.
Astuces
La colonne Opération de la BV (en lecture seule) cumule les écritures de la tenue de livres bancaire. La colonne Régul. cumule vos régularisations manuelles. Les garder séparées vous montre, pour chaque compte, ce qui vient de la banque et ce qui vient de votre jugement.
À côté du bouton Nouvelle écriture, Importer de l'exercice précédent liste les régularisations de l'an dernier, avec deux actions par écriture : Copier (reproduire les mêmes débits et crédits) ou Renverser (passer le contraire, pour radier une régularisation de fin d'exercice).
Modifier, dupliquer, désactiver, supprimer
Sur la page Régularisations, chaque écriture a quatre icônes en haut à droite :
- Désactiver (icône d'interrupteur), retire l'écriture de tous les calculs sans la supprimer. Voir plus bas.
- Modifier (crayon), rouvre l'écriture pour la corriger. Le grand livre l'ouvre aussi : cliquez une ligne du grand livre pour voir l'écriture complète, puis le crayon.
- Dupliquer (deux feuilles), crée une nouvelle écriture copiée de celle-ci, datée du mois suivant. Voir plus bas.
- Supprimer (corbeille), retire l'écriture et ses effets sur la BV. Une confirmation est demandée : la suppression est définitive.
Dupliquer une écriture qui revient chaque mois
Loyer, frais de gestion, amortissement du mois : une écriture passée à la main chaque mois se recopie d'un clic. Cliquez Dupliquer sur l'écriture du mois précédent. Une nouvelle écriture s'ouvre, déjà remplie : mêmes comptes, mêmes montants, même description, même référence, datée du même jour le mois suivant. Ajustez ce qui change, puis cliquez Enregistrer. L'écriture d'origine ne bouge pas.
- Une écriture du dernier jour du mois reste en fin de mois : le 31 janvier devient le 28 février, puis le 31 mars.
- Si le mois suivant tombe hors de l'exercice (écriture de fin d'exercice), la copie garde la même date.
- Une écriture d'opération reste une écriture d'opération, avec la même destination des taxes au rapport de taxes.
- Une écriture générée par une feuille de travail devient une écriture manuelle : la feuille ne gère que la sienne.
- Les pièces jointes ne sont pas copiées : ajoutez celles du mois dans la nouvelle écriture.
- Le bouton Dupliquer est aussi au bas de la fenêtre de modification, donc depuis le grand livre : cliquez une ligne, puis Dupliquer.
Désactiver une écriture pour voir son impact
Pendant l'analyse du dossier, vous doutez d'une écriture ? Cliquez Désactiver. Elle reste dans la liste, grisée, avec son numéro et le badge Désactivée, mais elle n'a plus aucun effet : la BV, les états financiers, le grand livre, les taxes, le roulement d'exercice et l'envoi vers QuickBooks l'ignorent. Allez voir les états financiers sans elle. Si elle est conforme, revenez et cliquez Réactiver : tout redevient comme avant.
- Les numéros ne bougent pas : désactiver #2 ne fait pas devenir #2 l'écriture #3.
- Une bannière en haut de la page compte les écritures désactivées, pour ne pas en oublier une au moment de finaliser le dossier.
- Les écritures d'opération (tenue de livres) ne se désactivent pas : ce sont les livres du client.
- Une écriture désactivée ne s'imprime pas sur la liste des régularisations.
Suivre un relevé : le filtre par mois et le crochet bleu
À côté de la recherche, le menu Tous les mois liste chaque mois de l'exercice. Choisissez-en un pour ne voir que les écritures datées de ce mois, opérations comprises : c'est le moyen le plus rapide de comparer la page à un relevé bancaire.
- Les écritures d'opération sont classées par date, comme sur le relevé. Les régularisations (#1, #2…) restent dans l'ordre de leur numéro. Le bouton Ordre croissant passe en Ordre décroissant pour voir le plus récent d'abord ; Ledger garde votre choix.
- Un crochet bleu à côté du code indique une écriture rapprochée. Survolez-le pour voir le compte et la date du relevé (pour un virement, chaque côté). Une opération sans crochet dans un mois déjà rapproché mérite un coup d'œil : c'est souvent une erreur ou un doublon.
- Le menu Toutes les écritures ne garde que les Opérations rapprochées ou les Opérations non rapprochées. Avec un mois choisi, les opérations non rapprochées de ce mois sont celles qui restent à pointer, ou à corriger.
- Avant de modifier une écriture rapprochée, Ledger vous prévient : si son montant, sa date ou son compte bancaire change, le grand livre ne concordera plus avec le rapprochement. La fenêtre de suppression le rappelle aussi.
Si l'exercice a été fermé (roulement à l'exercice suivant), Ledger bloque toute modification pour préserver la cohérence avec les états financiers signés. Pour corriger, vous devez d'abord rouvrir l'exercice depuis Actions du dossier, appliquer votre changement, puis refermer.
Dossier terminé : envoyez le tout dans le QuickBooks du client
Quand les régularisations sont finales (dossier revu et signé), le bouton QuickBooks en haut de cette page pousse chaque écriture dans le QuickBooks Online du client, une écriture de journal par régularisation, marquée « Adjusting Journal Entry ». C'est l'étape qui évite au client (ou à vous) de tout retaper dans ses livres : ses soldes rejoignent vos états financiers en un envoi.
- Partent : vos régularisations manuelles et celles générées par les feuilles de travail.
- Sont exclues automatiquement : les écritures d'opération (le client les a déjà), les reclassements (RECL), les PYA et les écritures désactivées.
- La correspondance des comptes (votre plan vs le sien) se fait une fois, puis est mémorisée pour ce client.
- Ré-exécutable sans doublons : une écriture déjà envoyée est ignorée aux envois suivants.
Le pas-à-pas complet, les options (préfixe de pièce, marqueur Adjustment, lignes de taxe) et les erreurs fréquentes sont dans le tutoriel dédié : Envoyer les régularisations vers QuickBooks.
Questions fréquentes
Puis-je modifier une écriture après l'avoir enregistrée ?
Oui, tant que l'exercice n'est pas fermé. Cliquez sur l'écriture pour la rouvrir, changez ce qu'il faut, puis enregistrez. La BV se met à jour aussitôt.
Pourquoi ce compte n'apparaît-il pas dans la liste ?
Le choix du compte est strict : seuls les comptes de la BV y figurent. S'il manque un compte, ajoutez-le d'abord dans la balance de vérification (bouton « Ajouter une ligne »), puis revenez.
La liste des écritures est longue : comment en retrouver une ?
La barre de recherche en haut filtre par code (ADJ-2026-014), description, compte ou montant. Le compteur « X / Y écriture(s) » vous dit combien d'écritures correspondent.