Importer un relevé bancaire et catégoriser chaque opération

Ouvrir Transactions bancaires

Menu de gauche du dossier, sous TENUE DE LIVRES, cliquez Transactions bancaires. La page liste vos comptes bancaires (ceux de la BV appartenant au groupe des liquidités). Chaque compte affiche le solde bancaire, le solde au grand livre, et un indicateur de rapprochement.

Glisser-déposer un relevé

Sur la carte du compte cible, glissez le fichier du relevé (PDF, Excel ou CSV) dans la zone de dépôt. Vous pouvez aussi cliquer pour choisir le fichier.

Ou passer par le convertisseur

Dans le dossier, l'outil Convertisseur relevé → Excel (menu du dossier, section Outils) lit un relevé PDF : chaque opération apparaît avec sa date, son montant et le solde, et un crochet vert confirme qu'elle concorde avec le solde du relevé. Le bouton Soumettre à la tenue de livres envoie ensuite les opérations aux transactions bancaires du compte choisi ; chacune va dans l'exercice qui contient sa date. Une opération cochée sans date valide (AAAA-MM-JJ) est encadrée en rouge : complétez sa date ou décochez-la, sinon l'envoi et l'export restent bloqués.

Les règles ne s'appliquent d'elles-mêmes qu'aux relevés déposés dans Transactions bancaires : pour les opérations envoyées par le convertisseur, cliquez sur Appliquer les règles (étape 6). Hors dossier, le même outil (menu principal, Outils › Convertisseur) produit un fichier .xlsx propre (Date, Description, Montant signé). Il gère plusieurs relevés à la fois, corrige les signes par position de colonne et réconcilie par le solde. Rien ne quitte votre navigateur.

Wizard d'import pour les fichiers Excel / CSV

Pour un fichier tabulaire (Excel ou CSV), Ledger ouvre un mini-assistant en deux étapes :

1. Étape 1 : format du fichier. La 1re ligne est-elle un en-tête ? Combien de colonnes de montants (une signée, ou deux débit / crédit) ? Format de date ?
2. Étape 2 : associer les colonnes. Pour chaque colonne, indiquez son rôle : Date, Description, Montant, Débit, Crédit, ou N° chèque. Sur une carte de crédit, associez les colonnes comme sur le relevé : les achats au Débit, les paiements au Crédit. Un aperçu en direct montre les transactions lues, chacune dans sa colonne Sortie ou Entrée.

Cliquez Importer X transaction(s). Ledger indique combien ont été importées, combien sont dans d'autres exercices, combien de doublons ignorés, combien non importées (exercice fermé, sans date).

Onglet À réviser, catégoriser

Les transactions importées atterrissent dans À réviser. Pour chacune, choisissez :

• La catégorie (compte de la BV, ex. 5100 Loyer, 5200 Publicité, 4000 Ventes).
• La taxe (le code applicable, ex. TPS+TVQ dépense, sans taxe, TPS+TVQ vente).

Cliquez Ajouter. Ledger passe une écriture d'opération qui alimente la BV. La transaction disparaît de À réviser et apparaît dans Catégorisées.

Les dépenses d'abord, les revenus ensuite : à côté de la recherche, Sorties n'affiche que les dépenses et Entrées que les dépôts, chacun avec son nombre de transactions ; Toutes ramène la liste complète. Le filtre suit les colonnes Sortie et Entrée : sur une carte de crédit, un achat est une sortie et un paiement, une entrée. Il fonctionne aussi dans Catégorisées et Exclues. Changer de sens vide la sélection, pour qu'une action en lot ne touche jamais une transaction masquée.

Profiter des suggestions et créer des règles

Ledger apprend au fil des saisies :

• Suggestion « Déjà vu » : quand une description a déjà été catégorisée (dans ce dossier ou l'exercice précédent), Ledger propose « Déjà vu : {compte} · {taxe} » ; le nombre de transactions déjà classées ainsi s'affiche au survol. Bouton Appliquer pour pré-remplir.
• Virement suggéré : quand un montant identique apparaît en sortie sur un compte et en entrée sur un autre à la même date, Ledger propose « Virement possible vers le compte X ». Bouton Classer comme virement, les deux transactions sont liées automatiquement.

Compte manquant ? Tapez son nom dans le sélecteur de catégorie et choisissez « ＋ Créer le compte "essence" » au bas de la liste. Le dialogue de création s'ouvre avec le nom prérempli : choisissez le numéro en voyant les numéros voisins déjà pris dans la charte, puis le regroupement par recherche (mot, code ou IGRF). Le compte naît classé (regroupement, type et IGRF réglés), à solde 0, et revient sélectionné aussitôt.

Pour aller plus vite sur les récurrentes, onglet Règles : ajoutez une règle « La description contient = Rogers → Catégorie = 5320 Télécom, Taxe = TPS+TVQ ». Les règles s'appliquent à chaque relevé déposé dans Transactions bancaires, et à la demande via Appliquer les règles.

Ventiler, exclure, viser plusieurs transactions

Ventiler : bouton Ventiler sur une transaction, répartir le montant sur plusieurs comptes (par exemple une facture qui contient repas 50 % + fournitures 100 %). Le total doit égaler le montant. Un montant négatif (une remise en argent, un crédit) se saisit avec le signe moins et réduit le total, taxes comprises. Une ligne laissée vide est ignorée.

Passer une écriture : dans la même fenêtre, choisissez Écriture (débit/crédit) pour saisir des débits et des crédits libres. Cas type, une paie : la banque ne montre que le net (5 000 $) ; inscrivez les salaires bruts au débit (6 000 $) et les retenues à payer au crédit (1 000 $). La ligne du relevé est fixe, au montant exact de la transaction, et Comptabiliser reste grisé tant que l'écriture ne balance pas (l'écart s'affiche).

Règle d'écriture : cochez Créer une règle pour les transactions semblables avant de comptabiliser (le mot-clé proposé est la description sans ses numéros). À la prochaine transaction du même montant, au cent près, l'écriture se passe toute seule, à l'import ou via Appliquer les règles. À un autre montant (paie avec des heures différentes), la transaction reste à réviser avec la mention de la règle : Compléter l'écriture ouvre l'écriture préremplie, vous saisissez les vrais montants, et la case Mettre à jour la règle retient les nouveaux montants (après une augmentation, par exemple). Une règle d'écriture se crée aussi sans transaction : onglet Règles, Ajouter une règle puis Écriture (débit/crédit) ; indiquez le mot-clé, le compte du relevé, le montant attendu et son sens (sortie ou entrée), puis les lignes. Le bouton Modifier d'une règle d'écriture rouvre ses lignes.

Mémo : survolez une transaction et cliquez Mémo, sous la description, pour y noter ce que vous voulez (« demander la facture au client », « remboursement de Jean »). La note reste sur la transaction, dans les trois onglets, et s'écrit aussi dans la fenêtre de ventilation. Elle est interne au cabinet : la recherche la trouve et le grand livre l'affiche sous le libellé, mais les fichiers extraits pour le client ne la reprennent pas. Videz le texte pour l'effacer.

Exclure : bouton Exclure pour ignorer une transaction (par exemple un virement personnel qui ne concerne pas la société). Elle reste visible dans l'onglet Exclues, sans passer d'écriture.

Actions en lot : cochez plusieurs transactions dans la table, puis utilisez la barre du haut : Fournisseur…, Catégorie…, Taxe…, Catégoriser (passe les écritures), Exclure. Le total net de la sélection s'affiche à côté du compte, et le fournisseur laissé vide ne touche à rien. Utile pour classer d'un coup un mois de frais bancaires ou de dépôts.

Sous chaque montant taxé, une pastille (ex. « TPS+TVQ incl. ») détaille au survol la base hors taxes, chaque taxe avec son compte de la charte, et le total du relevé.

Reclassification massive (onglet Catégorisées) : des filtres Catégorie / Taxe / période s'ajoutent au-dessus du tableau (« Avec taxe » attrape d'un coup tout ce qui porte une taxe). Sélectionnez, puis remplissez Fournisseur, Catégorie ou Taxe (vide = inchangé) et cliquez « Reclassifier N écritures » : chaque écriture liée est reconstruite, base et comptes de taxe recalculés, avec progression et résumé. Cas type : le client n'est finalement pas inscrit TPS/TVQ → filtre « Avec taxe », tout sélectionner, Taxe = « Aucune taxe », Reclassifier. Les lignes ventilées sont sautées avec un avis.

Vérifier au Grand livre

Menu de gauche → Grand livre. C'est la balance interactive : dépliez un compte pour voir ses écritures d'opération, cliquez une ligne pour ouvrir l'écriture complète. Le solde du compte doit correspondre à la BV.

Filtres utiles : « À partir du », « Jusqu'au » (période), et « Continu (toutes les années) » pour voir le grand livre de tous les exercices du client, bornez par date. Bouton Exporter Excel pour un .xlsx complet.